هل سبق لك أن شعرت أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم؟. لدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة- فلماذا يبدو أن بعض الناس ينجزون وقتهم أكثر من غيرهم؟ الإجابة: إدارة الوقت الجيدة. إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط لكيفية تقسيم وقتك بين الأنشطة المختلفة. قم بذلك بشكل صحيح، وسينتهي بك الأمر إلى العمل بذكاء أكبر، وليس بجهد أكبر، لإنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل- حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوطات كبيرة.
إدارة الوقت والإنتاجية
عندما تعرف كيف تدير وقتك بفعالية، يمكنك الحصول على العديد من المميزات والفوائد. وتشمل هذه الفوائد:
- زيادة الإنتاجية والكفاءة في العمل.
- تأثير الضغوط يصبح أقل.
- سمعة مهنية جيدة.
- زيادة فر التقدم بشكل أسرع فى العمل.
- المزيد من الفرص لتحقيق أهدافك الحياتية والمهنية.
بشكل عام، ستبدأ بالشعور بمزيد من التحكم والثقة في اختيار ما تستغل به وقتك. ومن خلال شعورك بالسعادة والاسترخاء والقدرة على التفكير بشكل أفضل، يكون من السهل مساعدتك للآخرين على تحقيق أهدافهم أيضًا.
كيفية تحسين مهاراتك في إدارة الوقت
مهاراتك فى تنظيم الوقت تعود بالنفع عليك ليس فقط فى حياتك المهنية بل أيضا فى جميع اوجه حياتك الشخصية. لذلك لاكتساب أو تحسين هذة المهارة ننصحك باتباع القواعد التالية:
1. تحديد الأهداف بشكل صحيح
ضع أهدافًا قابلة للتحقيق والقياس. في الأساس، تأكد من أن الأهداف التي تضعها محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالموضوع وفي الوقت المناسب.
2. تحديد الأولويات
لإدارة وقتك بفعالية، ستحتاج إلى تحديد الترتيب الذي يجب أن تنجز به مهامك. يمكن أن تساعدك مراجعة جدول أعمالك كل يوم وكتابة قائمة المهام الخاصة بك مع تحديد ما إذا كانت المهام عاجلة أو مهمة أو غير ذلك في تحديد متى وكيف تدير وقتك على مدار اليوم. بشكل عام، ستحتاج إلى تحديد أولويات مهامك العاجلة حسب ترتيب أهميتها. بعد ذلك، يمكنك إكمال مهامك غير العاجلة بنفس الطريقة. وهذا يضمن لك إكمال المهام العاجلة بالاهتمام والوقت اللازمين دون التخلى عن أي من مهامك المطلوبة.
أحد الفروق الرئيسية عند تحديد أولويات المهام هو الفرق بين المهام “العاجلة” والمهام “المهمة”. فالمهام العاجلة هي المهام التي يجب عليك إنجازها في أسرع وقت ممكن، بينما المهام المهمة هي تلك المهام التي لها أهمية، وقد يؤدي عدم القيام بها إلى عواقب سلبية، ولكن هناك مرونة أكبر في موعد إنجازها.
اقرأ أيضا:
7 أسرار عن مهارات اتخاذ القرار الصحيح
3. التنظيم
يمكن أن يساعدك الحفاظ على التنظيم علي رسم صورة واضحة لما تحتاج إلى إكماله ومتى. قد يعني التنظيم الجيد الحفاظ على تقويم محدّث، والقدرة على تحديد موقع مستندات معينة بسهولة، ووجود بيئة مرتبة وتدوين ملاحظات مفصلة ودقيقة.
4. التخطيط
يمكن أن يمنحك تدوين جدول أعمالك الزمني فكرة واقعية عن مقدار الوقت الذي يجب عليك تخصيصه للمهام المختلفة. على سبيل المثال، قد يكون لديك يوم عمل من 9 إلى 5 ساعات وتفترض أن لديك ثماني ساعات لإكمال مهامك الخمس القائمة على المشروع في اليوم. لنفترض بعد ذلك أنك تكتب جدولك الزمني، وترى أن لديك اجتماع غداء لمدة ساعة، واجتماع داخلي لمدة 30 دقيقة في طابق مختلف، وعليك أن تغادر مبكراً 30 دقيقة لاصطحاب أطفالك من المدرسة. عندما تدون ذلك، ترى أن لديك بالفعل ست ساعات خارج الاجتماعات.
عند تحديد الأولويات والوقت وتقسيم جدولك الزمني، ستدرك أن كل اجتماع يبعد عن مكتبك 10 دقائق سيراً على الأقدام. بالإضافة إلى ذلك، ستدرك أن الأمر يستغرق منك 10 دقائق على الأقل لترتيب مكتبك قبل بدء العمل في كل مرة تعود فيها إلى مكتبك، وستحتاج إلى استراحة لمدة 30 دقيقة في اليوم لإعادة شحن طاقتك. أنت تدرك الآن أن عليك أن تأخذ في الحسبان 40 دقيقة من وقت المشي و50 دقيقة من الوقت الذي لا تعمل فيه على مكتبك. هذا يترك لك أربع ساعات ونصف ساعة من وقت العمل لمهامك القائمة على المشروع. لذلك، من خلال تدوين جدولك الزمني؛ يمكنك تخصيص وقت أفضل لكل مهمة ووضع خطط معقولة ليومك.
5. التركيز
يمكن أن يساعدك إنشاء مساحة عمل منظمة على التركيز على مهامك ومنع إضاعة الوقت في تشتيت الانتباه. للعمل بشكل منتج؛ تأكد من أنك قادر على العثور على أدوات ومواد انجاز المهمة المطلوبة، ومكان لا يقاطعك فيه أحد، ومساحة مريحة. وبدلاً من محاولة إكمال عدة مهام في وقت واحد، ركز على مهمة واحدة في كل مرة. قد يحسّن ذلك من جودة المهام المنجزة ويسمح لك بتقليل المشتتات.
6. الأتمتة (استخدامات أدوات الحاسوب)
توجد العديد من التقنيات لأتمتة المهام الشائعة في مكان العمل. اعتمادًا على مهنتك، قد يساعد استخدام برامج إدارة المشاريع، أو برامج الموارد البشرية، أو قوالب البريد الإلكتروني، أو برامج الجدولة في تبسيط عبء العمل.
7. وضع حد زمني لإكمال المهمة
يساعدك وضع قيود زمنية لإنجاز المهام على أن تكون أكثر تركيزًا وكفاءة. إن بذل جهد إضافي صغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاج إلى تخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضًا في التعرف على المشاكل المحتملة قبل ظهورها. وبهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معها.
على سبيل المثال، لنفترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات في الوقت المناسب لعقد اجتماع. لكنك تدرك أنك لن تتمكن من إنجاز أربعة منها فقط في الوقت المتبقي قبل الاجتماع. إذا أدركت هذه الحقيقة قبل الاجتماع بوقت كافٍ، فقد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات لشخص آخر. ومع ذلك، إذا لم تكلف نفسك عناء التحقق من الوقت قبل الاجتماع، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت إلا قبل ساعة فقط من الاجتماع. عند هذه النقطة، قد يكون من الأصعب بكثير العثور على شخص ما لتفويض أحد المراجعات إليه، وقد يكون من الصعب عليه أن يلائم المهمة في يومه أيضًا.
8. التواصل
يمكن أن يسمح لك تطوير مهارات التواصل القوية بتوضيح خططك وأهدافك للمديرين والزملاء. كما يمكن أن تسمح لك بطرح الأسئلة عند الضرورة، وإنجاز المهمات الصعبة في الوقت المناسب حتى يبقى الجميع على المسار الصحيح.
كيفية إضافة مهارات إدارة الوقت إلى سيرتك الذاتية
أثناء البحث عن وظيفة، ستحتاج إلى التأكد من أن أصحاب العمل المحتملين يعرفون أن لديك مهارات قوية في إدارة الوقت. إن تضمين هذه المهارات في سيرتك الذاتية سيساعدك على التميز أمام مدير التوظيف. المكان الأكثر وضوحًا لتضمين مهارات إدارة الوقت هو قسم المهارات في سيرتك الذاتية. هذه هي المساحة المثلى لشخص ما لفحص سيرتك الذاتية بسرعة وفهم مستوى مهاراتك. لكنك سترغب أيضًا في وضع مهاراتك في إدارة الوقت ضمن الوصف الوظيفي في قسم الخبرة. يمنحك هذا فرصة أن تكون محددًا بشأن كيفية استخدامك لمهاراتك للوفاء بالمواعيد النهائية وإنجاز الأهداف. لذا فلا تخبر مدير التوظيف بأنك تمتلك هذه المهارات فحسب، بل اعرض نتائج ملموسة لهذه المهارات.
ونتعلم من ذلك أن إدارة الوقت هي فن التخطيط الفعال لوقتك. يتيح لك ذلك إكمال الأنشطة والمهام التي تحتاجها بكفاءة وإنتاجية في الوقت المناسب. كما تتضمن إدارة الوقت أيضًا تحديد أولويات قائمة مهامك بحيث تنجز المهام العاجلة أو المهمة قبل غيرها. يساعد ذلك على تجنب تفويت المواعيد النهائية المهمة أو التسرع في إنجاز المهام. يهمنا أن تكون قادرًأ على إدارة وقتك إدارة مثلى، فهل كنت تطبق بعض تلك الأساليب من تلقاء نفسك؟ أم هل ستبدأ تطبيق ما قرأته؟ شاركونا آرائكم وخبراتكم.