ما هي وظيفة مراقب المستندات؟ يكون مراقب المستندات هو الشخص المسؤول عن كتابة العقود القانونية التي تخص الشركة وارشفة الملفات والمستندات والتيقن الدائم من سهولة وصول الموظفين إلى المستندات والوثائق المطلوبة، ولذلك يحتاج هذا المنصب إلى أن يكون لديك خبرة قوية ودقيقة في مراجعة وتحليل المستندات الفنية والقدرة على اكتشاف الأخطاء ومتابعة الإجراءات المطلوبة واللازمة للحفاظ على دقة وسلامة هذه المستندات وسهولة الوصول إليها والتعامل معها وتتبعها.
وظيفة مراقب المستندات
– يعتبر مراقب المستندات هو الشخص الذي يكون مسؤول عن إدارة المستندات الخاصة بمشروع معين أو بمنظمة بأكملها والقيام بالإشراف عليها، بما في ذلك تحرير المستندات وتوقيعها، وضمان أن جميع البيانات دقيقة وسليمة، ويتم حفظها بشكل صحيح ودقيق.
– في بعض الأوقات، يتم عمل قسم كامل خاص بإدارة المستندات بالشركة أو المؤسسة، وفي أوقات أخرى، يتم تكليف شخص واحد فقط بالأمر ليكون هو المسؤول الأساسي عن إدارة هذا العمل بالمؤسسة أو الشركة، وهي وظيفة تطلبها الكثير من الشركات أو المؤسسات عمومًا في الوقت الحالي؛ لزيادة الحاجة لحماية والحفاظ على المعلومات والبيانات السرية إلكترونيًا.
مهام و مسؤوليات وظيفة مراقب المستندات
هناك الكثير من المهام والمسؤوليات الخاصة التي على كل مراقب مستندات القيام بها ومنها:
- تيسير تقديم كافة المستندات إلى الإدارات المعنيّة بالشركة أو المؤسسة.
- استخدام أجهزة الحاسب لتوزيع وتنظيم المستندات داخل الشركة.
- المساعدة في مراحل التخطيط لمشروع ما خاص بالشركة.
- تجهيز وإعداد التقارير المرحلية لكبار المديرين والمسؤولين.
- تقييم وتحليل كافة المستندات والتحقق من صحتها ومدى سلامتها ودقتها.
- تقديم جميع المستندات في الوقت المحدد وتبعاً لمعايير الجودة المطلوبة.
- أرشفة المستندات ويضم ذلك مسحها ضوئيًا أو نسخها أو تسجيلها يدويًا أو إلكترونيًا.
- كذلك تنظيم المستندات والتيقن من حفظها وحمايتها من التلف أو السرقة.
- الالتزام بالجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات ومعرفة الطرق والأوقات الملائمة للتخلص من المستندات القديمة.
- تحرير ومراجعة المستندات والوثائق.
- تدريب الموظفين المبتدئين على الطريقة الملائمة لتحرير مستندات الشركة، ومساعدة الوكلاء في ملء البيانات وحفظها بشكل صحيح ودقيق.
- كذلك المحافظة على سرية المعلومات والبيانات الحساسة التي تخص العملاء أو المؤسسة.
- القيام بالإشراف على استرجاع المستندات عند الحاجة إليها من قبل الشركة أو المؤسسة.
المهارات الشخصية والوظيفية المطلوبة لوظيفة مراقب المستندات
هناك الكثير من المهارات الشخصية والوظيفية التي يجب أن يتصف بها كل مراقب مستندات ومنها:
- يجب أن يكون لديه مهارات تنظيمية جيدة ومهارات اتصالات ممتازة.
- جب أن يكون لديه القدرة على إنجاز الكثير من المهام في آن واحد.
- كما يجب أن يجيد برامج مثل: معالجات النصوص وبرامج جداول البيانات وأنظمة قواعد البيانات.
- يجب أن يكون لديه القدرة على تنظيم البيانات وحفظها.
- يجب أن يكون لديه القدرة على إدارة المشاريع التي تخص العمل.
- كذلك يجب أن يكون لديه القدرة على التعامل بلباقة مع العملاء.
- يجب أن يكون لديه القدرة على العمل المنفرد والعمل أيضًا بشكل تعاوني مع فرق العمل والموظفين المختلفين.
- يجب أن يتميز بالسرعة في أداء العمل المطلوب.
- يجب أن يكون لديه القدرة على الاهتمام بالتفاصيل الصغيرة في العمل.
- كما يجب أن يكون لديه مهارات جيدة في اللغة الإنجليزية.
- وأيضًا يجب أن يحافظ على سرية المعلومات والبيانات الشخصية والخاصة التي تخص العملاء.
- يجب أن يكون لديه العديد من المهارات الاتصالية الكتابية والشفوية الممتازة.
- يجب أن يكون لديه القدرة على الالتزام بالنظم واللوائح التنظيمية.
- وأيضًا أن يكون لديه معرفة قوية بقانون العمل وقوانين المؤسسات أو الشركة.
- يجب أن يكون لديه معرفة قوية بانظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- يجب عليه إتقان استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس وخصوصًا (Excel , Word).
- كما يجب أن يكون لديه إخلاص وأمانة في العمل.
- يجب أن يكون لديه القدرة على اتخاذ القرارات العقلانية والسريعة.
- يجب أن يكون لديه القدرة على العمل تحت ضغط لتلبية احتياجات ومتطلبات الوكلاء في المواسم المزدحمة.
- يمكن الإعتماد عليه والوثوق فيه بسهولة.
- يجب أن يكون لديه القدرة على قيادة وتحفيز الموظفين الآخرين.
- يجب أن يكون لديه مهارات تكنولوجية وتقنية عالية ومتطورة.
- كما يجب أن يكون لديه القدرة على العمل بجدول زمني مرن وممتلئ، بما في ذلك العمل المسائي وعطلات نهاية الأسبوع.
- يجب أن يتميز بالاندفاعية للعمل.
- يجب أن يكون لديه مهارات تواصل جيدة مع الموظفين الآخرين والعملاء.
- وأيضًا يكون لديه القدرة على إدارة المشاكل والصعاب والمخاطر والبراعة في التعامل معها وحلها.
- يجب أن يكون لديه القدرة على التعاون مع الموظفين بشكل يحقق أهداف المؤسسة أو الشركة.
- يجب أن يكون لديه قابلية على تعلم الأمور الجديدة التي تخص مجال تخصصه.
- كذلك يجب أن يتميز بالحيادية والموضوعية وعدم الانحياز.
- يجب أن يكون لديه مهارات تحليلية جيدة.
- يجب أن يكون لديه مهارات التفكير الإبداعي.
الشهادات اللازمة لوظيفة مراقب المستندات:
يجب عليه الحصول على درجة البكالوريوس في أي التخصصات التالية:
- الإدارة.
- التجارة.
- أو أي مجال ذي صلة.
في الختام نكون قد تحدثنا عن ما هي وظيفة مراقب المستندات ؟ والمهام والمسؤوليات الخاصة بهذه الوظيفة، كذلك تعرفنا على المهارات الشخصية والوظيفية المطلوبة واللازمة التي يحتاجها مراقب مستندات، وأيضاً الشهادات اللازمة ، ونتمنى أن نكون قد أفدناكم.